Sommaire
Qu’est-ce qu’une stratégie de migration vers un système ERP ?
Une stratégie de migration ERP (Enterprise Resource Planning) est un plan complet et un ensemble de lignes directrices qu’une organisation élabore et suit lors de la transition d’un système ERP à un autre. Elle comprend aussi parfois une migration technologique due au remaniement du code qui peut être dépassé ou obsolète. Cette stratégie garantit une transition en douceur, bien organisée et réussie, tout en minimisant les perturbations de l’activité. Notre client allemand nous a par exemple aidés à passer de l’ancien langage RPG à Java et à migrer les données de ses clients. Cette opération a nécessité des conseils approfondis et le développement de développeurs. Le consultant a passé 60 % de son temps avec le client et son système, tandis que 40 % a été consacré au développement du logiciel dans la nouvelle technologie et aux tests. De quoi un consultant tient-il compte lorsqu’il discute d’une stratégie de migration technologique ? Examinons quelques points.Évaluation de l’état actuel du système ERP
Avant de se lancer dans un projet de migration, il convient de procéder à une analyse complète du système ERP existant. Comprendre ses forces et ses faiblesses, y compris ses fonctionnalités, ses structures de données et ses points d’intégration, fournira des indications précieuses sur les besoins du nouveau système. Une telle évaluation du système est essentielle, car nous savons par expérience que plus il y a de modules d’un système, plus la migration est facile. Malheureusement, nous sommes parfois confrontés à de multiples interfaces de différents modules qui doivent être intégrés dans un seul ERP. Dans ce cas, cela peut poser des problèmes supplémentaires. Il est important d’analyser dans quelle mesure le système ERP actuel est spécifiquement personnalisé. Si trop de fonctionnalités sont personnalisées pour le client, au moment de la panne, un analyste ordinaire ne peut pas l’aider parce qu’il s’agit de programmes spéciaux. Un développeur doit alors venir à la rescousse. La complexité des processus d’entreprise doit être prise en compte. Si les processus sont uniques ou complexes, il peut être nécessaire de personnaliser le système ERP pour répondre à des besoins spécifiques.Définir les objectifs
Définissez clairement vos objectifs de migration vers l’ERP. Cherchez-vous à améliorer l’efficacité, la précision des données ou à rationaliser les processus ? Des objectifs bien définis permettront d’orienter la prise de décision tout au long du processus de migration.- Flexibilité : Vous souhaitez peut-être réduire la saisie manuelle de données ou les erreurs en créant des flux de travail ou des validations personnalisés. Vous souhaitez peut-être améliorer vos capacités de reporting ou d’analyse en créant des tableaux de bord ou des rapports personnalisés. Ou peut-être avez-vous besoin d’intégrer un logiciel tiers incompatible avec votre système ERP, d’ajouter de nouvelles caractéristiques ou fonctionnalités qui ne sont pas disponibles dans votre système ?
- Développement futur : Pensez aux plans de croissance de votre organisation. Le système ERP devra-t-il évoluer avec l’entreprise ? La personnalisation de votre système ERP peut le rendre incompatible avec les futures mises à jour logicielles fournies par le fournisseur, ce qui pourrait affecter ses fonctionnalités, sa sécurité ou ses performances. Cela pourrait également rendre difficile la migration vers un nouveau système ou une nouvelle plateforme à l’avenir.
Budget et délai de mise en œuvre
Il vaut la peine de calculer avec soin quelle est l’option la plus rentable, qu’il s’agisse de migrer d’un ancien système vers un nouveau ou d’acheter un système entièrement nouveau et de le mettre en œuvre. La plupart des clients avec lesquels nous travaillons choisissent la migration. Les résultats sont positifs, car le système est alors plus rapide et plus efficace. De plus, l’entreprise concernée connait ses besoins et ses attentes, ce qui est plus économique en termes de temps d’organisation. Elle ne nécessite pas non plus de nombreuses heures de formation, car, malgré la migration technologique, le mode opératoire est similaire.Planification de la migration des données
Les données sont l’élément vital de toute organisation. La migration des données doit être méticuleusement planifiée pour garantir l’exactitude et la cohérence du nouveau système. La migration des données est une tâche complexe et longue qui nécessite une attention particulière. La planification de la migration des données et de son rôle dans un ERP personnalisé est importante, car l’entreprise doit savoir quel est l’impact de cette migration sur les autres modules et si, à la suite de certains changements et de la mise en œuvre de fonctionnalités supplémentaires, la fluidité des opérations sera affectée.Alignement et normalisation
Certaines entreprises proposent un système ERP standard et n’apportent que les ajustements nécessaires au système du client. En revanche, d’autres organisations proposent un système ERP pratiquement sous la forme d’un « livre blanc » sur lequel tout ce dont le client a besoin sera écrit ; en d’autres termes, elles fournissent un système de base et l’étendent en fonction des besoins individuels. Les deux options présentent des avantages et des inconvénients, et le choix doit se faire en fonction des besoins, des ressources et des objectifs spécifiques de l’organisation. Si l’architecture du système est obsolète, elle est fortement personnalisée en « collant du code » au fil des ans dans différentes qualités. On peut en conclure qu’il s’agit d’un tel conglomérat technologique qu’il devrait être construit différemment en termes d’architecture. Si la personnalisation permet d’adapter votre système à vos processus uniques, elle peut aussi ajouter de la complexité. Il vaut la peine de trouver un équilibre entre la personnalisation et la normalisation pour trouver la bonne solution pour votre organisation.
Gestion du changement
Une migration ERP réussie nécessite l’engagement et le soutien des employés. Il est impératif d’élaborer une solide stratégie de gestion du changement comprenant des plans de communication, des programmes de formation et l’implication des utilisateurs finaux. Les formations doivent être préparées pour les utilisateurs et commencer plusieurs mois avant la mise en service de la nouvelle version du système. Elles sont suivies par les chefs de service et d’autres utilisateurs clés qui utilisent le programme. L’entreprise chargée de la mise en œuvre doit concevoir les informations fournies pendant la formation de manière à ce que la documentation ne soit pas trop délicate sur le plan technique, mais adaptée à la forme de réception des utilisateurs. Grâce à ces mesures, la résistance au nouveau système sera beaucoup plus faible, ce qui est crucial pour une transition en douceur.Délai de mise en œuvre
Les retards dans la mise en œuvre d’un nouveau système ou d’une mise à jour sont fréquents. Vous devez donc élaborer un calendrier réaliste qui tienne compte de ces retards et qui garantisse une interruption minimale des activités. La personnalisation d’un système peut augmenter de manière significative le temps de mise en œuvre d’un système ERP. Si le temps est un facteur critique, la mise en œuvre d’un système standard peut être plus rapide. Nous savons par expérience que la mise en œuvre ou la migration d’un système ERP dans un processus complet peut prendre de 6 mois à 2 ans, en fonction de la taille de l’organisation et de la complexité des processus.Sécurité et conformité
La sécurité des données et la conformité sectorielle ne sont pas négociables. Vous devez toujours vous assurer que le système ERP, nouveau ou migré, réponde aux normes de sécurité nécessaires et qu’il soit conforme aux exigences règlementaires de votre secteur d’activité.Essais et assurance qualité
Tout contrat avec une société de mise en œuvre comprend des informations sur les tests de logiciels. Ces tests sont nécessaires pour identifier et résoudre tout problème ou bogue critique avant que le système ne soit mis en service, afin d’éviter toute interruption des activités de l’entreprise. L’équipe de développement et de conseil de VM.PL attache une grande importance aux tests manuels et automatiques des logiciels. Souvent, les tests d’un nouveau système se poursuivent parallèlement à l’exploitation de la version précédente afin que l’environnement du système soit sûr à 95 % ; à cette fin, nous effectuons des tests transversaux du système. De cette manière, nous sommes surs que la nouvelle version du logiciel fonctionnera sans problème. Le rôle des utilisateurs expérimentés du système, qui trouvent encore des bogues dans la phase finale, est également d’une grande aide dans les tests. En effet, le consultant travaille sur la base d’un scénario et les employés connaissent chaque élément du système par la pratique, ce qui leur permet de résoudre les risques potentiels avant le lancement du système principal.Assistance post-migration
Planifier l’assistance et la maintenance après la migration. Élaborer une stratégie pour gérer les problèmes, les mises à niveau et l’optimisation continue du système ERP.- Expérience interne : il convient d’évaluer l’expertise interne de l’organisation en matière d’informatique et d’ERP. Si le système est personnalisé, il est essentiel qu’il y ait une personne dans l’équipe de l’entreprise qui connaisse exactement le processus de personnalisation du système. Cet aspect peut être illustré par un exemple : Si vous vous asseyez aujourd’hui devant un ordinateur portable classique, vous savez où se trouve le bouton « ON », quelles sont ses fonctions et où il est situé. Si je change individuellement l’emplacement de ce bouton, quelqu’un d’autre ne pourra pas démarrer l’ordinateur portable. Par conséquent, pour les fonctions spécialement personnalisées du système ERP, il est nécessaire de fournir un service et une documentation technique bien décrite.
- Soutien du fournisseur : Tenez compte du niveau d’assistance et de service offert par le fournisseur de l’ERP en fonction des solutions choisies. S’il s’agit de solutions standards, un consultant connaissant toutes les exigences aidera à résoudre le problème. L’entreprise introduit plusieurs modules, par exemple un module de fabrication, un module d’entreposage et un module d’expédition. En outre, il s’agit d’une solution personnalisée pour les besoins de l’entreprise, et le soutien de développeurs expérimentés travaillant sur le projet est essentiel.
Conclusions
La migration des anciens systèmes ERP est une entreprise complexe qui nécessite une planification et une exécution minutieuses. En tenant compte de ces facteurs critiques, les organisations peuvent naviguer plus efficacement dans le processus de migration et réaliser le plein potentiel de leurs nouveaux systèmes ERP. Avant de personnaliser votre système ou de migrer vers une version plus récente de l’ERP, tenez compte des points suivants :- Évaluation de la situation et des objectifs et consultation des parties prenantes, des fournisseurs et des développeurs.
- La différence entre la personnalisation et le logiciel standard : Personnalisez votre système ERP si vous avez des besoins professionnels uniques que le logiciel standard ne peut satisfaire, et si les avantages l’emportent sur les inconvénients. Évitez la personnalisation si vous pouvez adapter vos processus d’entreprise à un logiciel standard ; les inconvénients l’emportent sur les avantages.
