Assistant IA automatique pour ateliers automobiles

Le propriétaire d’un réseau local d’ateliers automobiles recherchait une solution pour automatiser la planification du travail, améliorer l’organisation des tâches et réduire le temps passé à consulter divers systèmes et notes.

Dans les petits ateliers, le propriétaire est souvent responsable de la planification, des contacts avec les clients, de la logistique des pièces et de la supervision de l’équipe. Chaque matin, notre client devait manuellement consulter le calendrier des rendez-vous, la disponibilité des employés, l’état des stocks et les paiements en retard. Ces tâches prenaient 30 à 60 minutes par jour et détournaient son attention du service client.

L’objectif était de créer un système capable de :

• Intégrer des données issues de différentes sources (calendrier, stock, finances),
• Fournir un résumé clair et concis en début de journée,
• Être intuitif et ne nécessiter aucune intervention supplémentaire.

Un défi supplémentaire consistait à garantir la sécurité des données et à créer une solution qui ne nécessite pas le remplacement des systèmes existants, mais qui s’intègre plutôt à ceux-ci via des API ou des connexions directes aux bases de données.

Nous avons mis en place un assistant IA automatique, intégré au système de gestion de l’atelier. Chaque jour, à une heure définie, le propriétaire reçoit un message vocal ou un e-mail contenant un briefing personnalisé.

L’assistant regroupe les données provenant :

• Du calendrier des rendez-vous et de la planification du personnel,
• Du système de gestion des stocks (alertes concernant les pièces manquantes),
• Du module financier (rappels pour les factures impayées).

Les intégrations ont été réalisées via des API REST et des connecteurs de base de données dédiés. Chaque module fonctionne dans un conteneur Docker distinct, ce qui garantit la stabilité et la facilité de développement du système.

Grâce à l’utilisation de modèles NLP et de règles métier, l’assistant formule des messages en langage naturel, en ne communiquant que les informations essentielles – par exemple :

« 6 rendez-vous sont prévus aujourd’hui, 2 mécaniciens sont présents, le filtre à huile pour la commande X est manquant, la facture n°123 est en retard de 7 jours. »

Les briefings sont envoyés par plusieurs canaux – e-mail, SMS et messages vocaux générés par la technologie de synthèse vocale (Text-to-Speech). Le propriétaire peut ainsi écouter un résumé, par exemple en voiture sur le chemin du travail.

• 30 à 60 minutes économisées chaque jour sur l’organisation matinale,
• Des décisions plus rapides – le propriétaire identifie immédiatement ce qui requiert son attention (ex. : pièce manquante, retard de paiement, disponibilité de l’équipe),
• Amélioration de la ponctualité et de la fluidité des opérations – moins de retards dus à un manque d’informations,
• Meilleure efficacité de l’équipe – le propriétaire se concentre sur le client plutôt que sur des feuilles Excel,
• Gestion de l’entreprise facilitée – même les personnes ayant peu de compétences numériques accèdent à des informations synthétiques et accessibles.

L’assistant IA agit comme un gestionnaire numérique de la journée – il centralise, structure et livre les informations au moment opportun. Une solution parfaitement adaptée aux petits ateliers où le temps, la flexibilité et la simplicité sont essentiels.