Comment nous avons économisé 960 000 € par an en passant de 15 à 5 gestionnaires de commandes grâce à l’IA et aux LLM

Entreprise biotechnologique internationale spécialisée dans la fourniture d’équipements de laboratoire. Elle dessert plus de 5 000 clients dans 110 pays et traite chaque jour des centaines de commandes sous divers formats : PDF, Excel, e-mails et formulaires en ligne.

Le service de traitement des commandes comptait 15 employés, chargés principalement de saisir manuellement les données dans le système SAP à partir de divers documents.

Les principales difficultés rencontrées par le client :

• Coût opérationnel élevé : 15 postes × 8 000 € par mois
• Faible évolutivité : toute hausse du volume de commandes nécessitait de nouveaux recrutements
• Multiplicité des sources de données : commandes reçues sous divers formats et dans plusieurs langues
• Risque d’erreurs et de retards liés à la saisie manuelle des données

Comment cela aurait fonctionné autrefois – et comment cela fonctionne aujourd’hui

2010 – Formulaire de commande en ligne
En 2010, nous aurions proposé de créer un formulaire en ligne permettant aux clients de saisir manuellement leurs commandes. Ce serait une première étape vers la digitalisation, supprimant la saisie manuelle à partir d’e-mails, de fichiers PDF ou de scans. 

2015 – Intégrations API
En 2015, nous aurions probablement mis en place des intégrations API connectant directement les systèmes de vente des clients au système ERP de l’entreprise biotechnologique. 

2025 – Automatisation par l’IA et les LLM
En 2025, les commandes – quel que soit le format ou la langue – sont automatiquement traitées par un système basé sur de grands modèles de langage (LLM). L’intelligence artificielle comprend le contexte, identifie les produits, quantités et prix, mappe les données à la structure SAP et les transmet sans intervention humaine. Une équipe de 5 personnes ne traite plus que les cas exceptionnels. 

Comment nous y sommes parvenus

Notre objectif était d’éliminer totalement la saisie manuelle des données dans SAP – sans modifier les habitudes des clients, qui continuent à envoyer leurs commandes dans des formats et langues variés.

Étape 1 : Analyse du processus et identification des points critiques
Nous avons commencé par cartographier le flux réel des commandes : les canaux utilisés, les formats reçus et le rôle du service de gestion. Les commandes arrivaient par e-mails, fichiers PDF, Excel, scans et formulaires en ligne – souvent dans des langues et mises en page différentes, du fait de la présence de clients dans plus de 110 pays. Le principal défi résidait dans la diversité des sources et l’absence de standardisation.

Étape 2 : Conception de l’architecture de la solution
Nous avons développé un système hybride intégrant :

• Un module IA basé sur des LLM – pour comprendre les données contextuelles
• Un moteur d’extraction de données – pour traiter différents formats (OCR, analyse de tableaux, détection de champs)
• Un validateur de données – pour vérifier la complétude, la cohérence et la conformité SAP
• Une API d’intégration SAP – pour envoyer les données directement dans l’ERP sans intervention humaine

Étape 3 : Entraînement du modèle sur les données client
Le modèle a été affiné sur des documents réels (en conformité avec le RGPD), ce qui a permis :

• L’identification des noms de produits et des codes matériaux
• L’appariement des unités, prix et données contractuelles
• La compréhension du contexte multilingue des commandes

Étape 4 : Déploiement et amélioration continue
Une fois le système intégré en production, nous l’avons affiné sur la base de cas réels. En 6 mois, nous avons atteint un taux d’automatisation supérieur à 90 % des commandes sans intervention humaine.

Avantages clés de la solution :

• Fonctionne avec tous types de formats – sans normalisation côté client
• Apprend en continu – chaque document améliore le modèle
• Réduit les délais de traitement et élimine les erreurs humaines
• Intégration native avec SAP – sans modifier l’ERP

La solution basée sur l’IA et les LLM a complètement transformé le traitement des commandes au sein de l’entreprise.

Au lieu de 15 employés chargés de saisir manuellement les données dans SAP, seules 5 personnes gèrent désormais les exceptions. Le client a considérablement réduit ses coûts d’exploitation tout en se préparant à la croissance future – sans embauches supplémentaires.

Résultats clés :

• 960 000 € d’économies annuelles
• Temps de traitement d’une commande réduit de plusieurs heures à quelques minutes
• Plus de 90 % des commandes intégrées automatiquement dans SAP
• Scalabilité sans coût additionnel – prise en charge des volumes et formats croissants
• Moins d’erreurs et de litiges – des données précises et conformes
• Meilleure satisfaction client – traitement plus rapide, moins d’erreurs, service prévisible