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Traitement de documents
par l’IA

Un nouveau standard pour l’automatisation des processus comptables

Une API intelligente, basée sur l’OCR et le NLP, permet la lecture et la comptabilisation automatique des factures de frais — quelle que soit la langue, le format ou la source. Conçue pour les grandes organisations opérant à l’international à l’ère de la finance numérique.

Pourquoi le traitement de documents par l’IA est-il important ?

Le traitement traditionnel des factures implique des heures de travail manuel pour les équipes comptables, des coûts élevés et un risque d’erreurs important.
Notre API basée sur l’IA change la donne : au lieu de scanner et de recopier les données, elle analyse intelligemment les documents, attribue automatiquement les coûts et s’intègre aux systèmes DMS/ERP. C’est une véritable avancée opérationnelle pour les entreprises traitant des milliers de factures chaque mois.

Des obstacles réels à l’efficacité

Diversité des documents

Les entreprises traitaient quotidiennement des factures dans différentes langues, devises et formats — chaque fournisseur ayant sa propre mise en page.

Faible taux de reconnaissance OCR

Le texte seul ne suffisait pas — une analyse sémantique des données et des contextes était nécessaire.

Absence de données projet

Les numéros de projet étaient souvent absents ou peu clairs sur les factures, ce qui compliquait l’imputation des coûts.

Processus manuels coûteux

Une grande équipe comptable perdait du temps sur des tâches répétitives pouvant être automatisées.

Comment notre technologie résout-elle ce problème ?

Jusqu’à 90 % d’automatisation

Travail manuel réduit au minimum — vérification uniquement en cas de données incertaines.

Intégration avec les systèmes DMS et ERP

Les données sont automatiquement transmises aux systèmes du client sous un format structuré (JSON).

Prise en charge de tous les formats

Scan, photo, fax — le système reconnaît la structure et les données, quel que soit le format.

Économies substantielles

Un coût de traitement de facture jusqu’à 8× inférieur par rapport aux solutions SaaS.

Modèle d’IA multilingue

Efficace dans des langues telles que le grec, le hongrois ou l’allemand.

Rapports plus rapides

Des données de coûts disponibles avant la fin du mois — pour un meilleur contrôle financier.

Flexibilité et configuration

Les utilisateurs peuvent définir leurs propres règles d’extraction de données — en mode libre-service.

Mise en œuvre du traitement automatique des documents et factures à l’aide de modèles de langage selon la méthodologie 4D

Notre approche ne se limite pas à fournir une technologie. Avec le client, nous suivons un processus 4D éprouvé qui garantit la sécurité, l’alignement complet et une véritable valeur métier :

Discovery – comprendre votre réalité

Nous commençons par analyser vos processus, documents et systèmes actuels. Nous examinons les factures types, les circuits de validation des documents et les points d’intervention manuelle. L’objectif est de comprendre pleinement vos besoins, vos contraintes et vos objectifs d’automatisation.

Definition – concevoir une solution adaptée à votre organisation

À partir des informations recueillies, nous concevons la structure de l’API, les modèles d’IA, le schéma d’extraction des données et les règles d’imputation aux projets et comptes comptables.
Ensemble, nous définissons les KPI de mise en œuvre et le périmètre d’intégration.

Delivery – nous mettons en œuvre et testons

Nous construisons et déployons la solution dans un environnement de test. Nous assurons la formation des utilisateurs et des administrateurs. Avec votre équipe, nous testons divers scénarios de factures (langues, formats, sources) et améliorons le modèle d’IA.

Direction – nous faisons évoluer, surveillons et amélioronsy

Après le déploiement, nous accompagnons activement l’évolution de la solution. Nous surveillons la précision de l’extraction, réagissons aux changements de formats de factures et ajustons les modèles d’IA si nécessaire. Nous pouvons également vous aider à étendre l’intégration à d’autres systèmes (ERP, BI, workflow).

Que gagnez-vous en collaborant avec nous ?

  1. Contrôle total des coûts et des données
  2. Réduction des erreurs et des retards dans la comptabilité
  3. Adapté à votre secteur d’activité et à votre langue
  4. Conformité aux processus financiers et d’audit
  5. Des économies opérationnelles réelles dès le premier mois

Où le traitement de documents par l’IA trouve-t-il son application ?

Dans les entreprises traitant un grand nombre de factures chaque mois — quel que soit le format, la langue ou la source.

Dans les organisations opérant sur plusieurs marchés à la fois, avec des centres de coûts répartis et des projets internationaux.

Dans des secteurs comme la construction, la logistique, les services professionnels ou le commerce de détail — où les processus financiers sont complexes et fortement dépendants des documents de coûts.

Dans les entreprises investissant dans la numérisation, l’automatisation du back-office et l’intégration DMS/ERP avec un traitement intelligent des données.

Dans les départements financiers ayant besoin d’un accès rapide aux données de coûts et aux rapports — avant même la fin de la période comptable.

Le traitement de documents par l’IA permet de passer de processus manuels et fragmentés à un flux intégré et évolutif. Grâce à la combinaison de l’OCR, du NLP et d’API flexibles, il permet l’automatisation complète de la lecture et de l’imputation des factures — quelle qu’en soit la source. C’est un pilier des finances opérationnelles modernes, pleinement en phase avec la transformation numérique.

Le traitement de documents par l’IA est la solution idéale pour les entreprises souhaitant automatiser la gestion des factures dans un environnement international exigeant. Découvrez comment l’automatisation peut transformer les finances de votre organisation.

FAQ

Notre solution est une API intelligente soutenue par des technologies OCR et NLP, qui permet la lecture automatique, l’interprétation et l’imputation des factures de coûts – quelle que soit leur forme, leur langue ou leur origine. Le système reconnaît les documents sous forme de scans, photos, PDF ou fax et les transforme en données structurées prêtes à être intégrées dans des systèmes DMS ou ERP. Contrairement aux outils OCR traditionnels, notre approche repose sur une compréhension profonde du contexte du document et son alignement avec des processus financiers spécifiques.

L’automatisation via notre API permet de réduire le travail manuel jusqu’à 90 %, ce qui se traduit par d’importantes économies opérationnelles dès le premier mois d’utilisation. Grâce à une meilleure qualité des données et à une intégration complète aux systèmes ERP, les entreprises peuvent générer des rapports plus rapidement, limiter les erreurs, raccourcir les délais de traitement des documents et obtenir un meilleur contrôle des processus financiers. Cela permet aussi de faire évoluer les processus sans augmenter proportionnellement les équipes comptables.

L’implémentation se fait selon notre méthodologie 4D, qui garantit une adaptation maximale aux réalités du client. Nous commençons par la phase Discovery, où nous analysons les processus actuels et les documents. Ensuite, durant la phase Definition, nous concevons l’API, les modèles d’extraction des données et définissons les KPI de mise en place. Dans la phase Delivery, nous configurons le système, effectuons des tests et formons les utilisateurs; une fois le système en production – dans la phase Direction – nous suivons son fonctionnement, ajustons les modèles d’IA et accompagnons le développement de la solution. Chaque étape est menée en collaboration avec l’équipe du client.

Oui, notre API a été conçue pour être flexible et parfaitement intégrée à divers systèmes DMS et ERP. Les données facturées sont transmises sous forme structurée (par exemple JSON), ce qui facilite leur intégration dans le flux documentaire du client. De plus, les utilisateurs peuvent définir leurs propres règles d’extraction, ce qui permet d’adapter la solution tant aux spécificités sectorielles qu’aux exigences financières ou d’audit internes.

La mise en place de notre système ne requiert pas une infrastructure complexe ni des changements majeurs du côté du client. L’élément clé est un environnement où l’API peut être intégrée – cela peut être un système on‑premise ou basé sur le cloud. Nous fournissons un support technique complet et une documentation d’intégration détaillée. Notre API prend en charge tous les standards de données courants, ce qui facilite sa connexion avec n’importe quel environnement IT.

La sécurité des données est une priorité absolue pour nous. La solution peut fonctionner en mode on‑premise ou dans un cloud choisi par le client, conformément aux réglementations et aux politiques de sécurité IT en vigueur. Les données traitées par le système ne sont pas partagées avec des tiers et sont protégées par des communications chiffrées. Nous offrons aussi des possibilités d’audit de sécurité et des configurations d’accès adaptées aux exigences des départements financiers et de conformité.

Oui, nous permettons de déployer la solution dans un environnement de test dans le cadre d’une phase pilote. Lors des tests, nous analysons différents types de documents (par exemple des factures en diverses langues et formats) et configurons les modèles d’IA selon des scénarios réels de votre organisation. L’objectif est de vérifier l’efficacité de l’extraction, de l’intégration et d’apprécier la valeur pratique de la solution avant son déploiement complet.

Après la mise en œuvre, nous fournissons un support technique et opérationnel complet. Nous surveillons le fonctionnement du système, adaptons les modèles d’IA aux nouveaux types de documents et soutenons le développement d’intégrations supplémentaires. Notre équipe est disponible tant pour les départements IT que pour les utilisateurs finaux. Nous mettons régulièrement à jour les modèles de langue et assurons un accompagnement dans l’optimisation des processus de traitement des documents.

Les entreprises utilisant notre solution constatent une réduction jusqu’à huit fois des coûts de traitement des factures par rapport aux solutions SaaS traditionnelles. Elles raccourcissent considérablement les délais d’imputation et réduisent les erreurs dues à la saisie manuelle des données. Grâce à un reporting en temps réel, les équipes financières disposent plus rapidement des données sur les coûts, ce qui se traduit par un meilleur contrôle des finances et des décisions de gestion éclairées.

Notre solution s’applique partout où un grand nombre de factures de coûts sont traitées mensuellement – quelle que soit leur langue, leur format ou leur source. Elle est particulièrement adaptée aux entreprises opérant à l’international, dans des secteurs tels que la construction, la logistique, le retail, les services de conseil ou la production. Elle aide notamment les organisations avec des centres de coûts répartis, des projets internationaux et des besoins élevés en matière de rapidité de reporting.

De quelle équipe avez-vous besoin pour accélérer le travail sur vos projets ? Parlez de vos besoins avec nos spécialistes.

Jakub Orczyk Membre du conseil d’administration / Directeur commercial VM.PL
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