API pour la lecture et la comptabilisation des factures de frais

Une entreprise réalisant des projets complexes sur plusieurs marchés, gérant des dizaines d’investissements simultanément dans différents pays. Chaque mois, elle traitait des milliers de factures fournisseurs dans diverses langues et formats.

Le client recevait chaque mois des milliers de factures de la part de fournisseurs du monde entier – dans différentes langues, formats et devises. Les variations dans la présentation des documents (chaque société ayant sa propre manière d’afficher les lignes et totaux) rendaient la lecture automatique des informations peu fiable. L’utilisation de l’OCR permettait d’obtenir du texte, mais l’extraction des données spécifiques (montant HT/TTC, taxes, numéros de projet) nécessitait souvent une intervention manuelle des comptables, surtout pour les factures en grec ou en hongrois.

L’attribution correcte du coût à un projet interne était également essentielle – les fournisseurs n’indiquaient pas toujours clairement le numéro de projet ou de contrat. Le client avait besoin d’une solution permettant l’automatisation complète du traitement des factures – indépendamment du format et de la source – avec une intégration à son propre système de gestion documentaire (DMS).

Le client a opté pour une solution propriétaire combinant OCR et NLP (traitement du langage naturel), conçue sur mesure.

• Nous avons développé une API web capable de recevoir des fichiers de factures (PDF scannés ou même photos/télécopies). Chaque nouvelle facture est d’abord convertie en texte grâce à un moteur OCR, puis un modèle d’IA spécialement entraîné analyse le contenu.
• Le modèle a été entraîné à reconnaître les informations clés indépendamment du format – il identifie les sections contenant les informations du vendeur et de l’acheteur, lit les lignes et valeurs, détecte le taux de TVA et repère le numéro de projet (en recherchant des chaînes de caractères correspondant à des motifs définis, aussi bien dans les lignes, en-têtes que notes).
• Les utilisateurs (le service comptabilité) peuvent définir eux-mêmes, via une interface dédiée, quelles données doivent être extraites. C’est particulièrement utile dans un contexte d’évolution rapide des besoins métier.
• Après traitement du document, l’API renvoie les données structurées au format JSON – prêtes à être importées dans le système financier interne. Dans ce cas, les résultats étaient intégrés au système DMS de l’entreprise, qui assurait ensuite la validation et la comptabilisation.

• Automatisation jusqu’à 90 % du travail lié à la lecture des données des factures – la vérification manuelle n’est nécessaire que si le modèle signale une incertitude.
• Réduction du temps de comptabilisation des factures – de plusieurs jours à seulement quelques minutes après réception du document.
• Économies financières significatives – le coût de traitement par facture a été réduit de manière drastique par rapport aux solutions SaaS du marché.
• Conformité totale aux exigences du client – API flexible adaptée aux formats de factures variés et au contexte international.
• Amélioration du reporting financier – les équipes disposaient de la majorité des données de coûts avant la fin du mois.
• Support multilingue efficace – le modèle d’IA a également géré avec succès les langues moins courantes (grec, hongrois, etc.).

La solution que nous avons conçue, entièrement intégrée au système DocuWare, s’est révélée huit fois moins coûteuse qu’une offre comparable d’un fournisseur mondial de services de comptabilité électronique. Le client a bénéficié de toutes les fonctionnalités à une fraction du coût, sans compromis sur la sécurité ni sur l’automatisation des processus.

La mise en place de cette API d’IA interne a permis à l’entreprise de se détacher d’outils externes coûteux et imparfaits. Grâce à l’automatisation, le processus est devenu plus rapide, moins cher et plus précis, apportant un véritable soutien au service financier dans la gestion de projets internationaux complexes.